Em atendimento a uma antiga demanda da gestão pública municipal o prefeito Beto Lunitti assinou, na segunda-feira (10), a Portaria N° 72, que acrescenta a portaria N°384/2013, que constitui a Comissão de Temporalidade do município. A medida visa proceder à classificação e armazenamento adequado dos documentos de arquivo do município, relativos às atividades da administração pública. Além disso, a mudança adéqua o município a modernização, em andamento em diversas cidades brasileiras, a exemplo de Curitiba e Londrina que já realizaram o processo.
A discussão para constituir uma solução para arquivamento dos documentos deve-se ao saturamento dos atuais locais para este fim. Segundo o assistente administrativo do arquivo, Claudinei Fabrício dos Santos, atualmente não se tem mais espaço físico para tanto. “Temos que buscar uma solução, pois o local destinado para esse arquivamento em Toledo, na Avenida Maripá, n° 6850 já está estrangulado, assim como os diversos setores e pastas da prefeitura que contam com próprio armazenamento”, explicou.
Para iniciar as ações a Comissão de Temporalidade, presidida pela coordenadora do Departamento de Documentação, Maria Elisa Lunkes, prevê o levantamento do número de documentos que a administração conta atualmente. Conhecer modelos de arquivamento que deram certo, como Curitiba e Londrina. Pensar em um espaço físico adequado e definir se este será centralizado ou não.
Apesar do alto investimento previsto para implantação de um sistema de armazenamento digital para arquivamento o secretário de Administração, Amauri Linke, garante que essa é uma decisão assertiva. “Isso já é um problema hoje e que deve se agravar futuramente, então é preciso tomar uma decisão imediata”, explicou.
Para o prefeito Beto Lunitti a medida é um compromisso da atual gestão, que entende a necessidade da ação. “Chegou a hora de solucionar isso e vamos buscar os melhores meios para tanto”, comentou ao lembrar que os papéis arquivados há anos, são importantes até hoje, por isso requer um arquivamento adequado e a digitalização, o que demanda ainda, a assinatura digital para validação e outras medidas que deverão ser providenciadas.
Estudo para Convênio
Entre as sugestões apontadas durante o encontro esteve a possibilidade de convênio com o curso de Secretariado Executivo da Universidade Estadual do Oeste do Paraná (Unioeste). Segundo a diretora do Departamento de Compras, Estela Bohnen, a parceria possibilitaria um intercambio de conhecimento. “É uma forma de valorizarmos e usufruirmos dos núcleos de conhecimento que temos em Toledo, por meio das Universidades, além de garantir a qualidade dos serviços e a oportunidade de estágio aos alunos, coordenados por profissionais altamente qualificados”, afirmou.
Presenças
Na ocasião esteve presente o prefeito Beto Lunitti, o secretário de Administração, Amuri Linke, o diretor de informática do município, Robson Vozniaki, a analista de sistema de informática, Elizabeth Timm Balcewicz, o diretor do departamento de Controle e Contábil, Milton Endler, a diretora do Departamento de Compras, Estela Bohnen, o diretor do Departamento de Patrimônio e Serviços Gerais, Noel Augusto da Silva e da presidente da Comissão de Temporalidade, a coordenadora do Departamento de Documentação, Maria Elisa Lunkes.